Datenschutzerklärung

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Maximilian Janssen
E-Mail: maximilian@smartseafarer.de · kontakt@smartseafarer.de · info@smartseafarer.de

(Im Folgenden: „wir", „uns" oder „Betreiber")

2. Datenschutzbeauftragter

Die Benennung eines gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzbeauftragten ist für uns derzeit nicht erforderlich. Bei sämtlichen Fragen und Anliegen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an den unter Abschnitt 1 genannten Verantwortlichen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken und auf Basis der angegebenen Rechtsgrundlagen:

• Bereitstellung der App-Funktionen / Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):
  • Registrierung: E-Mail-Adresse und Name
  • Profilverwaltung: freiwillige Angaben wie Rang, Geburtsdatum, Nationalität, Seefahrtsbuchnummer, Profilbild, Bio
  • Dokumentenverwaltung: Namen, Kategorien, Ablaufdaten, hochgeladene Dateianhänge (z. B. Zertifikatsscans)
  • Fahrzeiten: Kategorie, Zeiträume, Rang, Schiff, Kommentare, Nachweis-Dateien
  • Aufgaben: Titel, Beschreibung, Priorität, Status, Fälligkeitsdatum, Bereich, Abschlussbericht
  • Formeln / Lerninhalte: Titel, Kategorie, Inhalt, Erklärungen, Datei-Anhänge
  • Community-Funktionen: Beiträge, Kommentare, Likes, Fragen, Antworten, hochgeladene Bilder
  • Kalendereinträge: Datum, Titel, Beschreibung und ähnliche Felder
• Kommunikation und Kundenservice (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO): Bearbeitung von Kontaktanfragen über das Kontaktformular. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effektiven Beantwortung Ihrer Anfragen.
• Benachrichtigungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, f DSGVO): Hinweise auf ablaufende Dokumente oder Community-Interaktionen – entweder auf Basis Ihrer Einwilligung oder unseres berechtigten Interesses, Sie über relevante Ereignisse zu informieren. Jede Benachrichtigung kann in der App stummgeschaltet werden.
• Sicherheits- und Optimierungsmaßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Aufrechterhaltung der Sicherheit und Stabilität der App, Fehleranalyse und Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit.

4. Kategorien der verarbeiteten Daten

• Identifikationsdaten (E-Mail-Adresse, Name)
• Profildaten (freiwillige Angaben zu Person und beruflicher Tätigkeit als Seemann/-frau)
• Inhaltsdaten (alle von Ihnen erstellten oder hochgeladenen Inhalte: Dokumente, Fahrzeiten, Aufgaben, Formeln, Beiträge, Kommentare, Fragen)
• Kommunikationsdaten (Inhalt von Kontaktanfragen)
• Nutzungsdaten (technische Informationen über Ihre Interaktionen mit der App; werden, soweit möglich, anonymisiert verarbeitet)

5. Einsatz von KI-Technologien

Smart Seafarer nutzt modernste KI-Technologien, um bestimmte Funktionen bereitzustellen – beispielsweise die automatisierte Extraktion von Daten aus hochgeladenen Dokumenten oder die Unterstützung bei der Inhaltsgenerierung. Diese KI-Systeme verarbeiten die von Ihnen bereitgestellten Daten ausschließlich zur Erfüllung der von Ihnen angefragten Funktion und speichern Ihre Daten nicht für eigene Zwecke. Die Nutzung dieser Technologien unterliegt strikten vertraglichen Datenschutzvorgaben im Rahmen der Auftragsverarbeitung (siehe Abschnitt 6).

6. Datenempfänger und Auftragsverarbeitung

Zur technischen Bereitstellung unserer Dienste setzen wir eine cloud-basierte Infrastruktur ein, die als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO für uns tätig ist. Mit diesem Dienstleister besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Einhaltung aller geltenden Datenschutzvorgaben gewährleistet. Ihre Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an sonstige Dritte – insbesondere zu Werbezwecken – erfolgt grundsätzlich nicht. Ausnahmen bestehen nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.

7. Datensicherheit und technische Maßnahmen

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Weitergabe zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselung der Datenübertragung mittels TLS/HTTPS
• Verschlüsselung gespeicherter Daten in der Datenbank
• Zugriffskontrollen auf Zeilenebene (Row-Level Security): Jeder Nutzer kann ausschließlich seine eigenen Daten einsehen und bearbeiten – kein anderer Nutzer hat Zugriff auf Ihre Daten
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Systemüberwachung
• Strikte Zugriffsrechte: Nur der technisch notwendige Personenkreis des Betreibers kann im Rahmen der Wartung und des Betriebs der Plattform auf Systemebene auf Daten zugreifen – dies ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs und niemals für andere Zwecke

8. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Nach Wegfall des Speicherzwecks werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert.

Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden alle Ihre personenbezogenen Daten und hochgeladenen Inhalte unwiderruflich entfernt – sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung / „Recht auf Vergessenwerden" (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn diese für den Verarbeitungszweck nicht mehr notwendig sind.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten vorübergehend eingeschränkt wird.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf berechtigten Interessen basiert, widersprechen.
• Recht auf Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@smartseafarer.de

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren – insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes –, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

11. Cookies und lokale Speicherung

Smart Seafarer verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speichermechanismen (LocalStorage), die für den sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Anwendung zwingend erforderlich sind (z. B. für die Benutzeranmeldung, Sprachauswahl und gespeicherte Einstellungen). Es werden keinerlei Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am technischen Betrieb der App).

12. Minderjährigenschutz

Unsere Dienste richten sich ausschließlich an Personen ab 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen unter 16 Jahren. Sollte uns bekannt werden, dass entsprechende Daten erhoben wurden, werden diese umgehend gelöscht.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden, um geänderten rechtlichen Anforderungen oder neuen Funktionen Rechnung zu tragen. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter diesem Link abrufbar. Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen, soweit möglich, vorab mitteilen.

Letzte Aktualisierung: Mai 2026